Тайм-менеджмент: планирование дня

В современном мире рабочий ритм просто сводит с ума и часто не знаешь за что хвататься, какое дело сделать в первую очередь, а что можно отложить на потом. Из-за этого к концу дня люди обнаруживают, что много всего не успели и за месяц таких незаконченных дел накапливается прилично. И как результат — стресс, апатия, желание все бросить и сбежать. А хотите узнать простой способ все успевать, да еще и находить время для себя и своих близких? Давай рассмотрим главные методы управления временем.

Вы наверняка знакомы с людьми, которые все успевают и многого добились. И скорее всего вы думали — «вот бы и мне так», как у них все получается, они такие везучие». А и правда как все успевать? Им помогает трудолюбие? Да. Ум или талант? Вполне возможно. Но все это просто наиболее заметные качества личности, стоящие впереди, за широкими спинами которых скромно притаился инструмент, позволяющий добиться как этих качеств, так и всего остального, чего вы только можете пожелать. Что это за инструмент? Конечно же планирование дня! Каждый человек, когда-либо чего-то добившийся умел правильно распоряжаться своим временем, ставить задачи и достигать их в установленный срок. А вместе с планированием прививается и дисциплина, способная двигать горы.

Планирование на каждый день

Поэтому первое, что требуется, чтобы усвоить управление временем, это каждый вечер планировать свой следующий день. Возьмите ручку, бумагу и записывайте все дела, которые вы хотите сделать. Запомните главное — если вы не записали задачу, ее просто не существует. Не нужно думать, что вы и так запомните. Вопрос не в вашей памяти, вопрос в вашем сознании, которое обязательной считает ту задачу, на запись которой вы потратили немножко времени. Если вам лень ее записать, то откуда возьмется желание эту задачу выполнять?

 

Никогда не начинайте день, если он еще не распланирован на бумаге.

Джим Рон

 

Если не хочется искать блокнот, носить его с собой воспользуйтесь современными сервисами. Вам может понравится Google Keep, Google Docs или же Evernote. Доступ к ним вы сможете получить откуда угодно, если с вами ваш смартфон и интернет. Много времени мы проводим за компьютером, так еще проще, добавьте в закладки нужный сервис, чтобы быстро его найти, когда потребуется, записывайте туда важные задачи на день. После их выполнения обязательно вычеркиваете (в Google Keep такая возможность предусмотрена). Это позволит ощущать удовлетворение от проделанной работы, добавляет уверенности в себе и желания достигать новых высот. Вам это обязательно понравится, ведь процесс управления временем должен быть приятным.

Правильная организация рабочего дня требует всегда ставить себе четкие временные рамки. Прямо так и пишите — 10:00 — 12:00 — сделать тот-то. Вы не всегда будете успевать, но сам факт того, что задача записана позволит вам преодолевать лень и инертность. Еще раз акцентирую внимание — все, что вы записываете, повышает важность этого для вашего сознания и подсознания. Это позволит увеличить работоспособность, ведь организм подстроиться для решения задачи, и добавит вам энергии.

Доказано, что такой метод организации своей работы повышает ее эффективность на 30 % в первый же день. Только подумайте, 1/3 вашего успеха зависит от того, будете ли вы записывать задачи или нет. На эту 1/3 часть вам потребуется потрать всего 5 минут в день. Ну как, попробуете?  А вот вам маленький пример того, как можно организовать процесс планирования.

Важность задач

Во время вашего планирования старайтесь оценивать важность каждой задачи. Шкалу важности вы можете придумать самостоятельно. К примеру — 1, 2, 3. Где 1 — это задачи первостепенной важности, и при этом срочные. Задачи под маркером 2 — важные, но могут подождать. Задачи с маркером 3 — не особо важные или срочные и их решение можно отложить до того момента, когда вы разберетесь со всем остальным. Если не нравятся цифры, используйте буквы или цветовую заливку. Так многие делают, ведя свой личный план в Exel, заливая нужные ячейки разными цветами. В общем, группируйте задачи так, как вам удобно. В итоге вы получите примерно такой список:

1. Важная и срочная задача на день.

2. Важная, но не срочная задача.
3. Важная, но не срочная задача.

3. Не срочная и не важная задача.
4. Не срочная и не важная задача.
5. Не срочная и не важная задача.
6. Не срочная и не важная задача.

Неплохо вышло. Если не группировать, то ваше создание увидит аж 7 задач на день и вы почувствуете внутреннее напряжение. Это ж сколько нужно успеть! А так вы видите, что критически важно решить хотя бы одну, главную задачу, помеченную красным цветом. Конечно, это лишь маленькая хитрость, чтобы обмануть подсознание и немного расслабиться. Но такое расслабление позволит вам в хорошем расположении духа выполнять каждую задачу, не думая о том, как все сложно. Это значительно упростит планирование режима дня.

Помните, что каждая минута, потраченная на планирование, экономит десять минут вашего труда.

Брайан Трейси

Второй плюс подобного подхода в том, что вы сразу видите, какая задача самая сложная. Это важно, потому что сначала дня вы должны решить именно ее, самую сложную задачу. Ведь если ее отложить на потом, то напряженное ожидание будет вас сопровождать весь день. И наоборот, решив задачу сразу, остальной день вы сможете в приподнятом настроении заниматься оставшимися делами. И даже если первый пункт у вас займет весь день, ничего страшного, ведь при любом раскладе на самое главное у вас времени хватило.

Разбивайте задачи на составные части

Если перед вами стоит сложная, многоступенчатая задача, которая может занять не один день, то ее крайне важно разбивать на маленькие подзадачи. Часто ведь бывает, когда мы смотрим на какое-то дело, и понимаем сколько всего нужно успеть, что аж руки опускаются. Работы ведь непочатый край! Хочется удариться головой об стену. Но если разбить такую задачу на составные части, каждая из которых решается легко и быстро, разбросать эти части на неделю или месяц, то не будет никакого напряга. Ведь каждое маленькое дело нам по силам. А спустя месяц вы обнаружите, что в итоге решили и ту сложную задачу, которая казалось нереальной.

Успех на 2/3 зависит от расчета и на 1/3 от удачи.

Наполеон Бонапарт.

Не прерывайте работу

Очень важно понимать, что наилучшего результата вы достигаете, если выполняете задачу непрерывно. Нельзя начать ее решение, а потом прерваться или перейти к другой, а потом вновь вернуться к первой задаче. Такой подход снижает эффективности в несколько раз. Ведь все мы ленивы по своей сути, правда? Так зачем нам усложнять себе жизнь? Можно потратить в 5 раз меньше времени и сделать работу лучше, при условии, что взявшись за нее, вы доведете все  до конца в один заход. Таким образом, вы экономите свое время, улучшаете эмоциональное состояние и при этом делаете работу качественно.

Делайте работу с утра

Когда осуществляете планирования дня, учтите, что наивысший пик активности человека — утро. Именно утром гормоны впрыскиваются в кровь, и ваш организм готов к работе лучше всего. Это еще одна причина, почему самые сложные задачи важно ставить в свой план именно на утро. Второй вариант поздний вечер или ночь, когда эмоциональный шлейф стряхивается с тела, и остается только чистый разум. Многие люд работают ночами как раз по этой причине, потому что разум в этом время суток получает полную свободу, повышая свою эффективность.

Отбросьте все лишнее

Очень важно внимательно следить за тем, что отнимает ваше время. Не занимайтесь глупостями (отдыха это не касается), не придумывайте лишних, ненужных задач. Если вас просят что-то сделать или предлагают встреться тогда, когда подобное может нарушить ваш график, то не стесняйтесь отказывать людям. Только будьте вежливы, предложите перенести задачу или встречу на тот день, когда вам это будет удобно. Ведь организация режима дня нужно для того, чтобы этот режим выполнять.

Порядок — ваш лучший друг

Беспорядок на рабочем столе и горы документов обычно раздражают, снижая работоспособность. Да и поиск нужной бумаги часто занимает много времени, что опять же решению поставленной задачи не способствует. Поэтому, если вы хотите делать все быстро и успевать выполнять ваш дневной план, разгребите свой стол, выбросьте ненужное, а нужное четко структурируйте. Потратьте на это какое-то время, зато после вы удивитесь, сколько времени сможете в итоге сэкономить благодаря хорошей организации рабочего места.

Находите время на отдых

И главное не забывайте уделять время себе, своему отдыху и близким. Ведь по сути, для чего вы работаете? Как раз для того, чтобы потом была возможность провести время так, как вам хочется. Отдых — важная часть вашего нормального функционирования. Если загоняете себя, то организм сам потребует отдыха принудительно, зачем до этого доводить? Поэтому научитесь правильно балансировать между напряжением и расслаблением, а это увеличит вашу трудоспособность и позволить достичь любых высот. И это и есть хорошая организация управления временем.

Вот мы рассмотрели наиболее эффективные способы управления временем. Попробуйте ими воспользоваться и вы сразу заметите, насколько быстро и легко все начнет получаться, к тому же у вас появится много свободного времени. А причина всему — правильная организация дня. Удачи!